個人情報保護の基本方針 - 同志社校友会大阪支部

「個人情報の保護に関する法律」の施行にともない、校友会大阪支部では、大阪支部の有する個人情報の取り扱いについて「個人情報保護の基本方針」を定め、個人情報の適正な管理と保護に努めてまいります。

同志社校友会大阪支部は、個人情報の重要性を深く認識し、個人情報保護の基本方針を以下のように定め、その周知徹底を図り、個人情報保護に努める。

1.個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、個人情報の保護に努める。
2.個人情報の収集、利用及び提供を行う場合には、法令等に基づき、安全かつ厳正な管理に努める。
3.個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、減失、毀損及び改ざんの予防並びに是正に努める。
4.収集した個人情報は、あらかじめ定める利用目的の範囲内でのみ利用する。
  利用目的
  ・校友会大阪支部の催事、連絡事項の発信に関すること。
  ・法人同志社、校友会本部と連携した校友会活動に関すること。
  ・その他、あらかじめ会員に個別に通知又は明示し同意を得た事柄に関すること。
上記目的のため、収集した個人情報を法人同志社、並びに校友会本部に提供することがあります。
5．個人情報の取り組みは、継続的に見直しを行い、改善を図る。

（目的）

第1条
1.この規程は、同志社校友会大阪支部（以下「大阪支部」という。）が、その目的である「会員相互の交誼を深め、同志社校友会との連携を図り、母校の発展に寄与すること」のため保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、管理及び利用に関する大阪支部の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

（定義）

第2条
1.この規程において、「個人情報」とは、大阪支部に入会していたか、入会しようとした又は入会している通常会員及び名誉会員並びに大阪支部の役員及び職員等に関する情報であって、大阪支部が業務上取得又は作成したもののうち、特定の個人が識別されうるものをいう。
2.この規程において、「情報主体」とは、個人情報から識別され又は識別されうる個人をいう。

（責務）

第3条
1.大阪支部は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主体の基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
2.大阪支部の役員又は職員並びに役員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を漏えいし又は不当な目的に使用してはならない。

（個人情報保護委員会の設置）

第4条
1.個人情報の保護に関わる事項を審議するため、大阪支部に個人情報保護委員会を設置する。個人情報保護委員には大阪支部支部長、副支部長及び常任理事をあて、委員長は大阪支部支部長とする。

（管理者の設置）

第5条
1.大阪支部は、この規程の目的を達成するため、個人情報管理者（以下「管理者」という。）を置く。個人情報管理者は大阪支部専務理事をあてる。
2.管理者は、所管の個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会から助言又は指導があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。

（収集の制限及び方法）

第5条
1.個人情報の収集は、大阪支部の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最小限度の範囲で行わなければならない。
2.個人情報の収集は、適性かつ公正な手段により、情報主体から直接行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。

（1）情報主体の同意がある場合
（2）個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
（3）法令の規定に基づく場合
（4）大阪支部の定める規定によって収集する場合
（5）その他、個人情報保護委員会が、本人から収集したのでは目的が達成できないか、業務に支障があると認めた場合

4.個人情報の収集に際しては、原則として次の各号について明らかにし、情報主体の同意を得なければならない。
（1）収集の目的
（2）利用目的
・校友会大阪支部の催事、連絡事項の発信に関すること。
・法人同志社、校友会本部と連携した校友会活動に関すること。
・その他、あらかじめ会員に個別に通知又は明示し同意を得た事柄に関すること。
上記目的のため、収集した個人情報を法人同志社、並びに校友会本部に提供することがある。
（3）保有期間

（利用及び提供の制限）

第7条
1.収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（1）情報主体の同意がある場合
（2）個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
（3）法令の規定に基づく場合
（4）その他、個人情報保護委員会が、必要かつ相当の理由があると認めた場合

（適正管理）

第8条
1.管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、大阪支部が所有する個人情報の漏えい、滅失、棄損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
2.管理者は、大阪支部の所有する個人情報を、その目的に応じ、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
3.管理者は、保有する必要がなくなった大阪支部の所有する個人情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。

（第三者提供・大阪支部外への持ち出し制限）

第9条
1.個人情報は、無断で第三者に提供または大阪支部外へ持ち出してはならない。ただし、大阪支部支部長が許可した場合、同志社校友会個人情報保護の基本方針で定める場合及び個人情報を使用する業務を大阪支部外の者に委託する場合は、この限りでない。
2.前項の業務を委託する場合は、大阪支部支部長は委託業者と個人情報の保護に関する必要な事項について、約定しなければならない。

（開示請求及び開示制限）

第10条
1.情報主体は、大阪支部が保有する自己に関する個人情報について、管理者に開示の請求をすることができる。
2.前項の請求があった場合は、管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことが出来る

（訂正又は削除）

第11条
1.情報主体は、自己に関する個人情報に、誤りがあると認められる場合、管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。
2.前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。

（不服の申立て）

第12条
1.情報主体は、自己の個人情報に関し、第10条第2項及び第11条第2項に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、個人情報保護委員会に対し、文書で不服の申立てをすることができる。
2.個人情報保護委員会は、前項の規定による不服の申立てを受けたときは、すみやかに審議・決定し、その結果を情報主体に文書で通知しなければならない。

（報告）

第14条
1.大阪支部での個人情報の取扱いに関し、漏えい又は改ざん等の事故が発生した場合には、管理者は遅滞なく大阪支部支部長に報告しなければならない。